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在项目管理中为什么要项目跟踪?

2019-08-04 02:37 来源: 震仪

  在项目管理中项目跟踪是很有必要性的,项目跟踪主要针对计划、任务和项目成员三个方面,是为了了解项目的实际进展情况而进行。如了解成员工作完成情况,了解整个项目计划完成情况等内容,使一切进度都在可掌控中。接下来招标网来和大家具体讲述下项目跟踪的具体内容。

  项目跟踪可以证明计划是否可执行,同时可以说明计划是否可以被完成。因为可以对计划进行检验,所以如果把计划和跟踪作为一个工作循环,那么计划将得到适时的改进,因为跟踪过程中会发现大量的计划的不当之处。现在我们的项目中,有很多计划做的不够,这可以促使我们去改进和完善。项目跟踪实施人应该是项目经理,因为项目经理制定项目计划,并且项目经理有权进行工作的协调和调动。也就是说,跟踪的主要目的是给项目经理一个工作的参考。跟踪的结果和数据是“最好的教材”。

  一、了解成员的工作情况。一个任务分配下来后,项目经理应该知道工作的进展情况,那么他就必须去跟项目成员进行交流,了解这个成员的情况。所以他要得到的信息是“能不能按时并保值保量的完成?如果不能按时完成,需要什么样的帮助呢?”这是项目经理最关心的。而且需要随时的收集。如果这个信息没有被收集上来,那么项目经理就失去了对项目的了解,也就失去可适时调整的时机,如此,后果就可想而知了,项目拖延、混乱……

  二、调整工作安排,合理利用资源。如果项目组中有几个或者几十个人的时候,就可能出现完成任务早晚的不同,完成早的不能闲着,完成晚的要拖后腿。这时就需要项目经理进行工作的调整。那么这个跟踪结果和数据就可以帮助项目经理完成这个工作。

  三、促进完善计划内容。项目人员多了,又去跟踪,这就必然要求项目经理做出详细的计划,这个计划必须要明确任务,明确任务的负责人,明确任务的开始和结束时间。这就要求项目经理把整个项目分成若干部分。详细的考虑分工。项目经理的跟踪必然促使项目组成员更加详细、合理的制定自己工作计划,最终形成一种可喜的情况,那就是计划展现出的层次结构(项目计划、阶段计划和个人计划)。

  四、促进项目经理对人员的认识。工作分解后,应该按照个人的特长分配工作,因为特长就是效率。所以项目经理必须了解项目成员的情况。即使在开始时不了解这种情况,这种信息在跟踪中也会很快的被体现出来。也就是说跟踪促使项目经理对成员进行一个评估,并且这个评估是可以找到根据的(项目跟踪的结果)。

  五、促进对项目工作量的估计。在一个好的跟踪工具中应该有对工作量的估计。工作量的估计总是很不准确,这个问题在跟踪中表现为完不成任务/计划,或者工作超前。在这种情况发生后,也必然促使项目经理去考虑工作量的评估问题(包括整个项目的工作量,各个任务的工作量,有可能导致整个项目计划的修改啊)。

  六、统计并了解项目总体进度。经常会遇到这种情况,项目组在同一时间进行不同阶段的工作。这时对于工作进度的把握,尤其是总体进度的把握就比较困难。如果项目经理把阶段划分的很清楚,并且阶段工作量也很明确,而且项目成员也对自己的工作量进行评估的话(完成了任务的百分数),那么项目的总体进度可以由工具自动生成(完成的百分比)。这当然不是很准确,但却可以作为一个参考。而且是一个比较好的参考。

  七、有利于人员考核。项目成员的工作能力(是否按时完成任务,完成工作量的大小……很多信息都可以体现出来)。

  从跟踪方面来说,是项目经理主动去了解项目的情况。但项目成员应该主动向项目经理汇报工作,尤其是工作中的问题。正所谓“没有问题就是问题”。现在我们需要一个好的工具,来建立并完善我们的跟踪工作。

  通过以上七点我们可以知道,项目跟踪对于整个项目的管理相当于“监测员”一样的工作,对于整个工作安排、计划内容、人员工作量、总进度等的一个随时跟进监测的工作,使得项目的实践过程处于掌控中。

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